Datenschutz – Rechnung

1. Verantwortlicher

2. Funktionsübersicht

• lokale Verwaltung von Kunden, Artikeln, Angeboten, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen
• Erstellung von PDF-, XRechnung- und ZUGFeRD-Dokumenten
• optionale SCHWENKE ID für Lizenz-, Abonnement- und Geräteverwaltung
• optionale Übergabe an DATEV oder an den Steuerberater
• optionaler digitaler Briefversand über die zentrale Versandfunktion
• signierte Updates und geschützte Softwaredownloads

3. Lokale Geschäfts- und Rechnungsdaten

Kunden-, Lieferanten-, Artikel-, Leistungs-, Steuer-, Zahlungs- und Dokumentdaten werden grundsätzlich lokal in der Windows-Anwendung verarbeitet. Dazu gehören auch erzeugte Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Anhänge und Vorlagen.

Eine Übermittlung an SCHWENKE SYSTEMS erfolgt nicht allein durch das Anlegen oder Bearbeiten dieser Daten. Eine Übertragung findet nur statt, wenn eine ausdrücklich gewählte Onlinefunktion dies erfordert.

4. SCHWENKE ID, Lizenz und Geräte

Bei Nutzung der SCHWENKE ID verarbeitet der zentrale Dienst insbesondere interne Benutzerkennung, Name, E-Mail-Adresse, Sitzungs- und Sicherheitsdaten, Tarif- und Berechtigungsstatus sowie die für Lizenzierung und Geräteverwaltung erforderlichen Geräte- und Installationskennungen.

Lizenzprüfungen können online sowie innerhalb der vorgesehenen Offlinefrist anhand signierter Berechtigungen erfolgen. Im Kundenbereich können verbundene Geräte, Berechtigungen und Abonnements eingesehen und verwaltet werden.

5. Dokumente, E-Rechnung und Exporte

PDF-, XRechnung-, ZUGFeRD-, DATEV- und Steuerberaterdateien werden aus den lokal gespeicherten Angaben erzeugt. Speicherort, Weitergabe und Empfänger werden durch den Nutzer bestimmt. Eine automatische Übermittlung an Rechnungsempfänger, DATEV oder einen Steuerberater findet nicht ohne eine entsprechende Aktion statt.

6. Digitaler Briefversand

Wird der digitale Briefversand beauftragt, werden die für Herstellung, Versand und Abrechnung erforderlichen Dokument-, Empfänger-, Absender-, Auftrags- und Statusdaten über die zentrale Versandfunktion an die beteiligten technischen Versanddienstleister übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des ausdrücklich erteilten Versandauftrags.

7. Abonnements und Zahlungen

Bei kostenpflichtigen Abonnements verarbeitet SCHWENKE SYSTEMS insbesondere Produkt, Tarif, Laufzeit, Vertrags- und Zahlungsstatus, Transaktionsreferenzen sowie erforderliche Abrechnungsdaten. Zahlungen werden durch den jeweils ausgewählten Zahlungsdienst verarbeitet; SCHWENKE SYSTEMS erhält keine vollständigen Zahlungsinstrumentdaten.

8. Downloads, Updates und technische Sicherheit

Beim Abruf geschützter Downloads, bei Lizenzprüfungen und Updates können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, Programm- und Versionsstand, technische Anforderungsdaten, Ergebnisstatus und sicherheitsbezogene Protokolldaten verarbeitet werden. Dies dient der sicheren Bereitstellung, Fehleranalyse und Missbrauchsvermeidung.

9. Sicherung und Wiederherstellung

Lokale Datensicherungen und Exporte werden an den vom Nutzer ausgewählten Speicherorten abgelegt. Werden dafür Cloud-, Netzwerk- oder andere Drittdienste gewählt, gelten ergänzend deren Datenschutzbestimmungen. SCHWENKE SYSTEMS erhält dadurch nicht automatisch Zugriff auf die Sicherungsinhalte.

10. Rechtsgrundlagen, Empfänger und Speicherdauer

Die Verarbeitung erfolgt je nach Funktion auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder – soweit erforderlich – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Empfänger können Hosting-, Zahlungs-, Versand-, Support- und Sicherheitsdienstleister sein.

Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Vertrag, Sicherheit, Support, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die jeweilige Funktion erforderlich ist. Lokale Geschäftsunterlagen unterliegen der Verwaltung durch den Nutzer und gegebenenfalls gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

11. Rechte, Löschung und Widerruf

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. SCHWENKE-ID-Daten und Produktverbindungen können über die vorgesehenen Kontofunktionen verwaltet werden.

12. Änderungen

Diese Erklärung wird bei Änderungen der Programmfunktionen, eingesetzten Dienste oder rechtlichen Anforderungen aktualisiert. Die aktuelle Fassung ist unter www.schwenke.eu/datenschutz/rechnung/ erreichbar.